电子文档应用安全 保护文档安全的各种姿势，WPS 都替你准备好了

保护文档安全的各种姿势，WPS 都替你准备好了

日常工作和生活中，我们经常会保管一些公司的机密文件、重要资料，还有储存账号密码、隐私信息等私人文档。

如何保护这些文档的安全？如何更好地加密以防文档泄露？不妨来看看 WPS 提供的解决方案。

用「文档加密」上把锁

贵重的物品，我们会放在保险柜。重要的合同、报告等文件，我们也可以用 WPS「文档加密 」功能给它“上把锁”。

① 密码加密

对文件设置“打开”和“编辑”的密码后，就算文件被拷走，其他人也无法打开，可以保护我们重要的文件不被随意访问及篡改。

但密码一旦遗忘，就无法恢复，所以需要我们妥善保管密码。 如果担心记不住密码，可以选择将文档开启私密保护。

② 开启私密保护

使用 WPS「文档加密」功能，可以通过「文档权限」对文件开启私密文档保护。

一旦开启，只有你登录自己的账号 才可以查看或编辑这份文件，即方便又安全。

如果需要转发这份加密的文件给同事，可以选择“添加指定人” ，并设置其他人对文件的操作权限。后续如果对方离职，也可以随时取消授权。

「文档加密」开启方式：

文字/表格/PPT 文件： 左上角【文件】-【文档加密】-选择【文档权限/密码加密】

PDF 文件： 上方选项卡【保护】-【文档加密】-选择【文档加密】

02

登录忘了下线

随时远程查看、管理

用账号开启私密保护后，我们的文件就算被外泄，也不能被随意打开。但如果在公共电脑登录忘记退出账号，账号里的文档安全如何保护呢？

① 临时登录

登录前，我们可以选择设定当前设备是否为受信任设备。

在公共场合或借用他人电脑时选择“临时登录设备”，关闭 WPS 或电脑后便会自动退出并清理缓存文件 ，不怕留下登录数据和信息 。

② 远程下线

在办公室的电脑忘了退出账号，下班回家后，我们也可以用手机轻松管理。

通过「设备管理 」可以查看账号登录过的所有设备 ，无论是忘记退出账号的临时设备，不再用的老设备，还是发现可疑的陌生设备...随时都能远程操作管理下线 。

「管理设置」进入方式：

手机版 WPS ：点击首页左上角，进入【管理设备】。

电脑版 WPS ：右上角【查看在线设备】-进入【管理设备】

03

分享文档的安全

谁有权编辑 由你说了算

传输文件不想反复传送和下载，可以用 WPS 云服务的「分享」功能，用链接轻松完成分享并实时同步更新内容。

但分享后的文档如何不被无关的人随意访问和修改呢？我们可以设置「访问权限 」。

比如仅供大家公开传阅而不能进行修改的规章手册，可以选择【任何人可查看】；再比如发给工作伙伴的资料，可以选择【仅指定人可查看/编辑】指定范围分享。

我们还可以自定义分享链接的【有效期】以及下载、另存、打印等权限，避免文件后续外传以及被复制等风险。

当然，已分享的文档也可以随时修改访问/编辑权限。 打开文档点击右上角「分享」，重新选择【仅查看/可编辑】选项即可。

「权限设置」开启方式：

点击文档右上角【分享】-选择权限。

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想随时随地打开？

有安全又便捷的「私密文件夹」

本地的文件可以加密上锁，但现在我们习惯切换不同的设备快速处理工作。怎么能既保障文档的安全，又随时打开所需文件呢？

推荐你试试 WPS「私密文件夹 」功能。

① 独立的文件夹密码

每次进入文件夹都要输入密码验证登录。哪怕别人进入你的账号，也不能轻易打开查看内容。

并且「私密文件夹」还能自动上锁，忘记关闭电脑，文件夹也会自动锁定，省心又安心。

② 无痕使用

在私密文件夹里打开文件，不会在首页【最近使用】中留下打开过的记录 ，也不会被本地缓存。即便把设备临时借给他人，也不怕在首页无意泄露信息。

③ 数据独立存储

与常用数据隔离，单独保存隐私数据。

「私密文件夹」开启方式：

WPS 首页【文档】-【我的云文档】，即可找到【私密文件夹】

以上，就是 WPS 保护文档安全的一些解决方案，希望大家既能轻松愉快地享用便捷的服务，也能好好保护重要的文档资料。

电子文档安全管理软件有哪些？7款入门级文件管理软件推荐

电子文档，具有易于编辑、存储空间小、传输速度快、检索方便等诸多优点。然而，随着电子文档的广泛应用，其安全管理问题也日益凸显。为了保障电子文档的安全性，市场上涌现出了众多电子文档安全管理软件 。

今天，我们就来为大家推荐7款入门级文件管理软件，帮助大家更好地管理和保护电子文档。

一、域智盾软件

域智盾软件，专注于电子文档的全生命周期防护。它采用透明加密技术，可根据部门涉密程度部署不同力度的加密防护，实现技术、管理、审计的有机结合。

功能详情：

域智盾软件支持7天免费试用！机不可失，时不再来。如果想要了解更多内容或有意试用的，欢迎点击下方蓝色文字“添加我为微信好友”！

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文件加密：采用SM3、SM4、MD5等先进的加密算法，对电子文档进行高强度加密，确保只有授权用户能够访问文件内容。

权限管理：提供细粒度的权限控制，可以根据用户角色和职责动态分配访问权限。

文档水印：支持在文档中嵌入可定制的水印，便于追踪文档的流转情况，防止非法复制和传播。

操作审计：记录所有文件访问和操作的日志，支持详细的审计报告生成，帮助企业及时发现异常行为。

文件外发控制：支持对外发文件的控制，可以设置文件的有效期限、访问次数限制等条件。

移动设备管理：支持对移动设备上的文档进行安全管理，确保在外办公时的信息安全。

文件备份与恢复：可以对重要文档进行备份，并支持快速恢复，确保数据在意外丢失或损坏时能够及时恢复。

二、中科安企软件

中科安企软件是一款面向企业和机构的专业文档安全管理软件，旨在提供全面的信息保护解决方案。它集成多种安全技术，如加密、访问控制、审计跟踪等，帮助企业有效地管理和保护其敏感信息。

三、文控堡垒系统

文控堡垒系统是一款专注于文档安全管理和防泄密的解决方案。该系统集成了文档加密、权限控制、操作审计等功能，帮助企业构建完整的文档安全防护体系。

四、Microsoft Azure Information Protection

作为微软推出的全面信息保护解决方案，Azure Information Protection通过标签和分类机制自动加密文件，并控制访问权限。它能够在文件被分享到外部环境时仍然保持其安全性，确保敏感信息不被泄露。

五、BoxCryptor

对于云存储用户而言，BoxCryptor是一个理想的选择。它可以在文件上传到云之前进行加密处理，保护数据在传输和存储过程中的安全，让用户可以更加灵活地管理自己的电子文档。

六、Symantec Data Loss Prevention

该软件使用机器学习技术自动分类和识别敏感信息，支持自定义保护策略，可以根据企业需求灵活设置保护措施。适用于需要高度保护敏感信息的大中型企业，如金融服务、医疗保健等。

七、Adobe Acrobat DC with Protection

它不仅是一款强大的PDF编辑工具，还提供文档权限管理功能。用户可以通过设置密码保护、权限控制以及追踪和撤销文档访问权限等措施来确保文档分发的安全性。

总结

以上推荐的7款软件各具特色，为用户提供了全面的解决方案。无论您是企业用户还是个人用户，都可以根据自己的实际需求选择最适合自己的软件来管理和保护电子文档。在享受数字化带来的便利的同时，也请务必关注数据安全问题，共同守护我们的数字世界。

编辑：小然

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